Siedzisz na lewym „L4”? Uważaj, nowa aplikacja wytypuje Cię do kontroli

Dotychczas, zliczanie wskaźnika absencji odbywało się w wielu firmach przez mozolne, ręczne przerzucanie danych. Wyniki prezentowane były w formie opracowanych tabelek, aktualizowanych każdorazowo poprzez wypełnienie pliku Excel. Sama informacja była z kolei dosyć uboga, a wskaźnik absencji nie nadawał się w wielu przypadkach do dalszej analizy i wnioskowania.

Pulpit Absencji – aplikacja do typowania pracowników na lewym „L4”

Opracowane na bazie ponad 15 lat doświadczeń firmy doradczej Conperio, wartości kluczowych wskaźników efektywności (Key Performance Indicators), poinformują przełożonych, że na któryś z aspektów dotyczących absencji chorobowej należy zwrócić w firmie szczególną uwagę. Jeszcze żadna aplikacja do tej pory nie była w stanie wykonać tak szczegółowej analizy „L4”. Pomoże ona m.in. precyzyjnie wytypować danego pracownika do przeprowadzenia kontroli. Dla absencji pracowniczej aplikacja monitorować będzie m.in.: średnią długość trwania ZUS ZLA, wskaźnik absencji ze wskazaniem 1 oraz 2. Ponadto rozkład częstości pobierania zwolnień, wskaźnik absencji hospitalizacji, wskaźnik opiek. Ponadto także procentowy udział liczby ZUS ZLA wystawionych na 1 dzień czy przewidywane zakończone absencje.

Jak zminimalizować problem fałszywych „L4”

Kluczową rolę w obniżaniu absencji chorobowych w firmach odgrywają przede wszystkim wykwalifikowani menedżerowie. Jak podkreśla ekspert, wielu kierowników w Polsce nie jest odpowiednio przygotowana do pełnienia roli lidera w przedsiębiorstwie. Pomóc ma im nowa aplikacja.

Z audytów wynika, iż liderzy chętnie zaangażowaliby się bardziej w proces zminimalizowania fałszywych „L4” wśród podwładnych. Jednak nie posiadają ku temu odpowiednich narzędzi. Dzięki nowej aplikacji menedżerowie będą mieli pod ręką, w jednym miejscu m.in. dane dotyczące częstotliwości zwolnień chorobowych poszczególnych pracowników w firmie. Ponadto przeprowadzonych kontroli „L4” wśród załogi. Czy też dane dotyczące niezwykle cennego feedbacku pochodzącego od pracowników z tzw. rozmów poabsencyjnych oraz korygujących.

Jak działa aplikacja?

Aplikacja posiada zwięzłe, jasne i intuicyjne mechanizmy prezentacji oraz wizualizacji danych. Jej celem jest gromadzenie wszystkich najważniejszych, łatwo dostępnych informacji dotyczących zwolnień lekarskich wśród pracowników, w jednym miejscu. Tak, aby osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji szybko mogły je przyswoić. Informacje zawarte w Pulpicie Absencji zostały uszyte na miarę, w zależności od potrzeb danego użytkownika lub ich grupy. Jako narzędzie analityczne Pulpit Absencji obsługując wiele formatów danych pozwoli generować szczegółowe raporty, wykresy, grafiki. Ponadto tabele dotyczące kompleksowego i skutecznego monitorowania poziomu absencji w firmie. Korzystanie z Pulpitu Absencji daje firmom możliwość zinterpretowania i określenia skali problemu absencji chorobowej oraz podjęcia natychmiastowych działań korygujących.

Najważniejsze funkcje:

• Precyzyjne typowanie pracowników do przeprowadzenia kontroli „L4”.
• Dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników – m.in. liczba wygenerowanych dni chorobowego. Ponadto liczba wygenerowanych zwolnień z analizą kalendarzową, wartość wygenerowanej absencji dla zakładu, dane za rok poprzedni.
• Wyszczególnienie wskaźnika absencji chorobowej dla konkretnych działów firmy.
• Analiza szczegółowa z uwzględnieniem rozbicia na grupy długości trwania zwolnień – krótkie, długie, bardzo długie, rozbicie na wskazania lekarskie, uwzględnienie wskaźnika B – ciąża.
• Analiza wskaźnika Bradford – pomiar krótkich nieobecności w pracy.
• Wskazanie wg. klasyfikatora osób z największym procentowym udziałem absencji w przedsiębiorstwie.
• Automatyczny raport nietypowych sytuacji związanych ze zwolnieniami chorobowymi – system alertów.
• Możliwość skorelowania informacji o absencji z wiekiem pracowników, ich płcią, stażem pracy, wielkością firmy, jej lokalizacją czy rodzajem prowadzonej działalności.
• Możliwość porównania poziomu absencji chorobowej w przedsiębiorstwie do innych firm.

Po kontroli aplikacja pokaże precyzyjny rozkład wyników kontroli, udziału naruszeń oraz błędnie podanych adresów. Pulpit Absencji będzie również pozwalał działom HR w jak najprostszy sposób monitorować działania podejmowane przez samych kierowników i menedżerów. Po co to wszystko? W oparciu o tak szczegółową analizę, można błyskawicznie zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze absencji, a osobę wykazującą niepokojące tendencje można skierować na przykład bezpośrednio z aplikacji do kontroli zwolnienia chorobowego.

Jak wylicza firma doradcza Conperio, zmniejszenie poziomu absencji wśród załogi dużych zakładów produkcyjnych tylko o 1%, może pozwolić przedsiębiorstwu zatrudniającemu 500 osób, na zaoszczędzenie nawet 45 000 zł miesięcznie!

Nowa aplikacja webowa dostępna będzie dla użytkowników, którzy zalogują się wcześniej otrzymanym loginem oraz hasłem dostępu. Z Pulpitu Absencji korzystać można również na urządzeniach mobilnych – m.in. na smartfonach oraz tabletach. 

Źródło: Conperio