Przedsiębiorstwa będą mieć więcej czasu na przejście do Krajowego Systemu e-Faktur

– Przejście na Krajowy System e-Faktur to jest bardzo duża zmiana technologiczna, która ingeruje istotnie w systemy finansowo-księgowe i systemy bilingowe klientów. W efekcie zmiana ta powoduje, że wszelkie modyfikacje systemów, które należy wykonać, są czasochłonne – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Michał Szwed, partner w zespole biznesowo-technologicznym CRIDO. – Przede wszystkim jest to zmiana, która wymaga istotnych przygotowań przed wdrożeniem systemu. W związku z tym przedsiębiorcy potrzebują więcej czasu na to, aby dostosować się do nowych regulacji, a tym samym po przeprowadzeniu etapu analitycznego będą musieli także dokonać istotnych zmian w zakresie systemów finansowo-księgowych.

Na początku lutego resort finansów poinformował o zamiarze wprowadzenia kilku istotnych zmian w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawa implementująca do polskiego systemu prawnego unijną dyrektywę miała obowiązywać od początku 2024 roku, a nieobligatoryjnie system funkcjonował już od 2022 roku. Przedsiębiorcy, informatycy i prawnicy wskazywali jednak, że niespełna rok, który pozostał do czasu wejścia w życie powszechnego obowiązku elektronicznego wystawiania faktur, dla wielu firm może się okazać zbyt krótki. Dlatego po szerokich konsultacjach publicznych Ministerstwo Finansów przedstawiło propozycje zmian w pierwotnym projekcie.

Przede wszystkim zdecydowano się na przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 roku na 1 lipca 2024 roku. Ponadto podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT-u także dostaną na wdrożenie zmian dodatkowe pół roku – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku. Faktury konsumenckie (B2C) oraz bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF. Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia przyszłego roku.

– Sam system KSeF nie jest złożony, natomiast potrzeby biznesowe klientów, biorąc pod uwagę informacje zamieszczane na fakturach, wolumeny fakturowania, liczbę faktur, która jest przetwarzana przez systemy finansowo-księgowe klientów, skutkują poziomem złożoności tematu – wyjaśnia Michał Szwed. – Można powiedzieć, że modyfikacje związane z Krajowym Systemem e-Faktur są na tyle złożone, że łatwo popełnić błąd warstwy technologicznej w zakresie jakości, ilości i poprawności danych, które są do niego przesyłane. Niepoprawnie wystawione faktury mogą skutkować nałożeniem kar na przedsiębiorców, w związku z tym obawa dotycząca tego, czy nieprawidłowe wdrożenie KSeF może skutkować karami, jest jak najbardziej uzasadniona.

Również dopiero od 2025 roku stosowane będą sankcje za wystawienie faktur poza systemem, dodatkowo mają one zostać zliberalizowane wobec pierwotnego projektu. Między innymi ma nie być minimalnego progu kary za niewystawienie faktury w KSeF, a wysokość sankcji będzie uzależniona od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy. W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do systemu następnego dnia (24 godziny). Ostateczny kształt projektu poznamy na przełomie lutego i marca, a treść ustawy prawdopodobnie pod koniec czerwca.

– W kwestii awarii systemu KSeF po stronie Ministerstwa Finansów są wprowadzone specjalne zasady, które będą regulowały, w jaki sposób Ministerstwo Finansów będzie informować np. o awarii systemu. Wyzwaniem dla przedsiębiorców jest natomiast sytuacja, w której taka awaria nie zostanie zakomunikowana przez Ministerstwo Finansów bądź też wystąpi po stronie samego przedsiębiorcy lub dostawcy usług – tłumaczy partner w zespole biznesowo-technologicznym CRIDO. – I to jest tak naprawdę praktycznie największe wyzwanie dla przedsiębiorców, ponieważ będzie ono wymagało opracowania z jednej strony procedur postępowania w takich sytuacjach, z drugiej bycia przygotowanym na alternatywne scenariusze.